01 / CICLO DI REVISIONE
Definite il confine
Identificate l’agente, l’argomento e il livello di divulgazione consentito. L’IT e il responsabile aziendale competente concordano ciò che serve davvero per l’attività.
ThinkPort / Governance
Un confine chiaro.
Una registrazione
su cui contare.
Consentite ai team di usare l’IA con autorizzazioni sotto il vostro controllo ed evidenze verificabili. Ogni risposta rende visibile il confine: cosa è stato condiviso, cosa è rimasto all’interno e perché.
01La risposta minima consentita
02Una registrazione firmata del confine
03Trasparenza per l’azienda e le persone
Divulgazione / non tutto o niente
Un fatto, una sintesi o una clausola. Decidete voi.
Impostate i livelli di divulgazione per agente e per argomento. Le informazioni sensibili sanitarie, legali e finanziarie restano riservate, salvo vostra esplicita autorizzazione all’accesso.
ESEMPIO DI REGOLE / CONTRATTO FORNITOREIllustrativo / non è un editor di regole attivo
Il permesso di condividere una clausola non autorizza a condividere l’intero file. Un rifiuto non divulga alcuna informazione contrattuale.
L’agente chiede
“Cosa puoi dirmi del contratto con il fornitore?”
Divulgato / Fatto
Il periodo di preavviso è di 60 giorni.
- Limite applicato
- Solo Fatto
- File originale inviato
- Nessuno
- Trattenuto
- Valore · nomi · file completo
Policy aziendale e policy personale. Prevale la più restrittiva. Le autorizzazioni personali di un dipendente non possono essere superate da una regola aziendale più permissiva, e la condivisione personale non può aggirare le restrizioni aziendali.
Anatomia di una ricevuta
La risposta è breve. Le evidenze no.
La ricevuta documenta l’interazione, comprese le informazioni che non hanno mai raggiunto l’agente. Verificate l’autorizzazione alla base di una risposta, non solo il risultato.
Le registrazioni firmate possono essere esportate e verificate in modo indipendente. La verifica accerta l’integrità di una registrazione; da sola non dimostra che il documento sottostante fosse corretto o che un obbligo legale sia stato rispettato.
Ricevuta dell’interazioneESEMPIO / 004218
- Agente
- Claude / assistente commerciale
- Richiedente
- Account manager / ruolo commerciale
- Domanda
- Quando si rinnova il contratto con il fornitore?
- Divulgato
- Data di rinnovo e termine di preavviso
- Non divulgato
- Prezzo, firmatari e contratto completo
- Autorità
- Azienda → vendite → richiedente
- Policy
- sales.renewals.fact-only / v14
- File originale inviato
- Nessuno
Registrazione firmata / valori illustrativi, non attività aziendale in tempo reale
Supervisione umana
Una regola è una decisione. Conservatene la storia.
Una buona governance collega chi definisce un confine a chi ne esamina gli effetti. Policy, utilizzo ed evidenze vanno considerati insieme.
02 / CICLO DI REVISIONE
Esaminate il risultato
Seguite una risposta consentita o un rifiuto attraverso la relativa ricevuta. Verificate il contesto divulgato, le informazioni trattenute e l’autorizzazione applicata.
03 / CICLO DI REVISIONE
Rendete tracciabili le modifiche
Quando una regola cambia, conservate chi l’ha modificata e quando. Riesaminate accessi e divulgazioni man mano che team, fonti e strumenti di IA evolvono.
Anche un rifiuto è un risultato
Se un argomento è riservato, l’agente non riceve alcuna informazione al riguardo. Il rifiuto fa parte delle evidenze, così i revisori possono distinguere un confine deliberato da una risposta mancante.
Utilizzo, non valutazione dei dipendenti
Esaminate l’attività degli agenti, le decisioni di divulgazione e i costi di elaborazione. ThinkPort non è progettato per valutare o classificare le persone, e le informazioni personali restano soggette alle proprie autorizzazioni.
Dossier delle evidenze
Pronto per chi pone le domande.
Riunite registrazioni datate per un revisore, un’autorità di controllo o una rappresentanza dei lavoratori. Una traccia chiara delle evidenze supporta la vostra verifica; non sostituisce una valutazione legale.
Registro delle IA
Agenti, modelli, finalità e valutazioni necessarie ai vostri revisori.
Cronologia delle policy
Chi ha modificato una regola, quando e con quale autorizzazione.
Ricevute delle interazioni
Divulgazioni e rifiuti, con registrazioni firmate per la verifica.
Trasparenza per i lavoratori
Informative, conferme di presa visione e registrazioni della formazione sull’IA.
Mappa dei dati
Fonti, categorie, luoghi di trattamento e informazioni sulla conservazione.
Richieste di esercizio dei diritti
Ricevute delle operazioni di accesso, esportazione e cancellazione.
La trasparenza è reciproca.
Le persone possono vedere le richieste che le riguardano. La supervisione dell’utilizzo aziendale non è una valutazione dei dipendenti: ThinkPort non è progettato per valutare o classificare una persona. Proteggete le informazioni personali rendendo al contempo verificabile l’uso dell’IA.
Esplorate le opzioni di distribuzione e i controlli di sicurezzaA closer look
Good questions.
Clear answers.
Un dossier delle evidenze ci rende conformi?
No. Riunisce le registrazioni a supporto di una valutazione: cronologia delle policy, informazioni sugli agenti, mappe delle fonti ed evidenze firmate delle interazioni. I vostri obblighi legali e la classificazione del rischio richiedono comunque un esame appropriato.
Chi dovrebbe esaminare le ricevute?
Gli amministratori e i revisori autorizzati dalla vostra azienda. Team diversi possono aver bisogno di accessi diversi alle evidenze. Le ricevute stesse possono contenere informazioni sensibili e devono essere gestite di conseguenza.
Una policy personale può essere superata da una policy aziendale?
Una regola aziendale più permissiva non prevale su un’autorizzazione personale più restrittiva. Vale anche il contrario: la condivisione personale non può aggirare una restrizione aziendale.
Che cosa accerta la verifica indipendente?
Consente a un revisore di verificare la registrazione firmata anziché fidarsi di una semplice schermata dell’attività. L’integrità della registrazione e l’accuratezza o l’adeguatezza legale delle informazioni sottostanti sono questioni distinte.
Your company / your terms
Osservate la risposta. Esaminate il confine.
Portate le vostre domande sulla governance. Esamineremo insieme autorizzazioni, ricevute ed evidenze necessarie ai vostri revisori.